Өмнөх бүлэгт үзсэн нүдийг идэвхжүүлэхэд өгөгдөл оруулах арга нь цөөн тооны нүдэнд мэдээлэл оруулах үед маш тохиромжтой байдаг. Харин энэ арга нь хэмжээний дараалсан буюу бүлэг утгуудыг оруулах үед төдийлөн тохиромжгүй. Ямар нэгэн зүй тогтолтой өгөгдлийн “цуваа” – г буюу дарааллыг хурдан, хялбар оруулах хэд хэдэн арга Excel –д байдаг. Цуваа (series) гэдэг нь 10,20,30 гэх мэт тодорхой алхмаар нэмэгдсэн тоон цуваа.First Second third гэх мэт тооны нэрүүд онууд (1999, 2000, 2001 гэх мэт) сарууд (January, February, March, April гэх мэт) гаригууд (Даваа, Мягмар, лхагва гэх мэт) тогтсон дараала байна.Бөглөх залуурыг ашиглан өгөгдөл хурдан оруулах. Ажлын хуудас, хуудас руу өгөгдлийн цувааг гараар оруулахын оронд бөглөх залуурын тусламжтайгаар тоо эсвэл өдөр гараг сар жил гэх мэт өгөгдлийн цувааг хурдан оруулж болно.

Дараалал тоон цувааг үүсгэв

1.    А3: В3 нүдний мужид эхний хоёр утгыг оруулна. Жишээ нь: 1, 2 гэсэн тоонуудыг оруулъя.

2.    А3: В3 нүдний мужийг ялгана.

3.    Бөглөх залуурыг Н3 нүд хүртэл чирээд маузын товчийг дараарай.

Цувааны эхний хоёр утгыг оруулснаар цувааны өөрчлөлтийн зүй тогтлыг тодорхойлж өгдөг. Жишээ нь: та сондгой тооны цуваа үүсгэхийг хүсэж байгаа бол 1, 3 гэсэн хоёр утгыг эхний хоёр нүдэнд нь оруулж өгөх хэрэгтэй гэсэн үг юм.

Өссөн дараалалтай үүсгэх бөглөх залуурыг баруун тийш эсвэл доош нь чирнэ. Харин буурсан дараалалтай цувааг үүсгэх бол бөглөх залуурыг дээш нь эсвэл зүүн тийш нь чирнэ.

Бөглөх залуурыг чирсний дараа сонгож ялгсан нүдний мужийг хэрхэн бөглөхийг тодорхойлж өгөх боломж олгодог. Excel – ийн Auto Fill (автобөглөгч) – ийн товч гарч ирнэ. Энэ товчин дээр дарахад таны бөглөхөөр сонгож ялгасан нүднүүд дээр хийж болох дараах үйлдлүүийн жагсаалт гарч ирнэ.

Хэрэв Auto Fill Options (Автобөглөгчийн параметрүүд) товч гарч ирэхгүй байвал MS Office товчин дээр дарж Excel options (Excel – ын параметрүүд) товчин дээр дараад Advanced (бусад) дээр дарж cut, copy, and paste options buttons (оруулгын параметрийн) товчийг харуулах командын хяналтын товчыг идэвхжүүлээрэй.

Гаригуудын нэрийг оруулъя

1.    А2 нүдэнд даваа гэсэн текстийг оруулаарай.

2.    А2 нүдний баруун доод буланд байрлах бөглөх залуурыг баруун тийш нь G2 хүртэл чирээд маузын товчин дээр дараарай. 2- мөрөнд гаригуудын нэрний цуваа үүснэ.

Өөрийн өгөгдлийн цувааг үүсгэх. Хэрэв та өөрийн ажилд хэрэгтэй бол excel –н options командыг хэрэглээрэй.

Өөрийн цувааг үүсгэх

1.    Ms office  товчин дээр дарна

2.    Excel options дээр дарна.

3.    Popular дээр дарж баруун талын самбар дээрх Top Options working with edit custom list товчин дээр дарна.

4.    Custom List (хэрэглэчийн жагсаалт) дотор New list (шинэ жагсаалт) дээр дарна.

5.    List entries (жагсаалтын өгөгдлүүд) дотор цувааны өгөгдлүүдийг жишээ нь: Адъяа Сумъяа гэх мэт оруулна. Өгөгдлийг бие биенээс нь тусгаарлахын тулд enter дараарай.

6.    Өгөгдлүүдийг оруулж дуусаад Add (нэмж оруулах) товчин дээр дарна.

7.    Ok тошвчин дээр дарж харилцах цонхыг нээнэ. Одоо та ямар нэгэл хоосон нүдэнд Адъяа гэсэн утгыг оруулаад залуурыг баруун тийш эсвэл доош чирвэл гаригын цуваа автоматаар үүсэх болно. Идэвхтэй нүдийг зэргэлдийн нүднийх нь өгөгдлөөр бөглөх залуураас гадна. Home (үндсэн) таб дотор Fill (бөглөх) командын товч нь тогтмол утгатай эсвэл тодорхой алхам хязгаартай өгөгдлийн цувааг нүдний мужид оруулах боломж олгодог.

Өгөгдлийн цувааны төрлийг тодорхойлох

Бөглөх залуурыг чирхдээ маузын баруун товчийг хэрэглэн өгөгдлийн цувааны төрлийг тодорхойлж болно .Өгөгдлийн цувааг Home tab дотор editing бүлгийн fill командын series командаар байгуулж болно. Үүсэх цувааны төрлөөс хмаарч зохих тохируулгын хийгээрэй.

1.      series in хэсэгт цувааг rows эсвэл columns –ийн дагуу аль алинд нь үүсгэх

2.      type (төрөл) хэсэхт ямар төрлийн цувааг үүсгэхээ сонгно. Үүнд:

·         liner (шугам)- энгийн шугман цуваа

·         growth  (өсөлт)- өссөн эсвэл геотетрийн програмаар өссөн цуваа

·         date (он сар өдөр) – он сар өдрийн цуваа 

·         auto fill (автоматаар бөглөх) –сонгож ялгсан нүдэн дотрох өгөгдлүүдээс лохыг тодорхойлон ялгсан хоосн нүднүүдэд утгуудыг бөглөх замаар цуваа үүсгэнэ.

·         Date unit  (он сар өдрийн )нэгж хэсэнгт ямар оэ сар өдрийн цуваа үүсгнхээ тодорхойлно. Үүнд : day(өдөр) weekly(7 хоног)  month(сар) year (жил)

·         Step value (анхны утга) дотор цувааны өөрчллтийн алхмыг stop value (төгсөх утга) дотор цувааг үүсгэх утгуудыг тус тус оруулна

·         Хэрэв та  Trend (хандлга) хяналтын товчийг идэвхжүүвэл (тэмдэгтэй болвол ) энгийн шугман ба өсөлтйин цуваа үүсэх үед

step value(алхамын утга) цонхны дотрох утгыг хэрэгсхгүй бөгөөд сонгож ялгсан нүднүүдийн хамгийн дээд талын эсвэл хамгийн зүүн талын нүднүүдийн утгуудаас хамгийн тохиромжтой өөрчллтийн утгын тооцоолж болно.   Энэ хяналтын товчны тусламжтайгаар цуваа үүсгэх гэж байгаа бол цувааны ядац эхний 2 утгыг оруулаад энэ утгыг олон цуваа үүсгэх хоосон нүднүүдийг сонгож ялгах хэргтэйг анхаарарай .

Автотөгсгөгчийн (auto complete )   тусламжтайгаар өгөгдөл орулах. Ажлын хуудсанд оруулсан текстэн өгөгдлийн  давтан оруулах эсвэл түүний эхний үгнүүдтэй ижил үсгүүдээр эхэлсэн текстийг оруулах үед Excel-ийн auto complete ашиглаж таны оруулах гэж байгаа өгөгдлийг дахин бичихгүйгээр автоматаар оруулах боломжийг олгно.Хэрэв автомат төгөсгөгчийэ санал болгож буй өгөгдөл таны оруулах хүүсэн өгөгдөл мөн байвал та шууд enter эсвэл  tab товчийг дарж дараагийн нүд рүү шилжнэ. Харин санал болгож буй текст таны оруулах ёстой текст биш байвал оруулж буй текстээ цааш нь үргэлжлүүлж бичих хэрэгтэй . Хэрэв автомат төгөсгөгч нь ажилахгүй байвал түүниийг идэвхжүүлэх эсвэл ажилаж байх үед нь түүнийг салгаж идэвхтнэй болгож болно.

Бэлэн жагсалтаас өгөгдөл түүүж оруулах:

Нүдэнд текстэн өгөгдлийг хурдан оруулах бас нэг арга бол excel-ийн Pick from prop-down (доош задарсан жагсалтаас түүх)командыг хэрглэж өмнө оруулсан жагсалтаас текст оруулах арга юм . Жагсаалтанд товч үүсгэж өгөгдөл оруулах . Хэрэв багнанд оруулах өгөгдөл олон дахин давтагдах бол гөгдлүүдээр жагсаалт үүсгээд түүнийгээ ашиглан өгөгдлийг хурдан оруулж болно. Өгөгдлийг жагсалтаас сонгож оруулдаг болгохын тулд өгөгдлийн эх суовалж болох  өгөгдлийн эхлээд тухайн өгөгдөл оруулах багны баруун талынх нь өөр багнанд оруулах хэрэгтэй.